１　タイムスタンプが付与されたデータを受領（規４①一）
２　速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付与（規４①二）
※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの
各事項に処理に関する規程を定めている場合に限る。
３　データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用（規４①三）
４　訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け（規４①四）

これらのそれぞれの内容を確認する前に、それぞれの対策に関する経済的コストの順位について、個人的に予想すると、以下の通りです。

コストの高い順

３＞２＞４

なお、１は入っていませんが、これは、文章の通り、電子取引情報データの送信者側の問題であり、受信者側ではないので、除外しています。

話しは、戻しますが、３に対応したシステムを自社開発、あるいは、そのシステムをクラウトサービスとして利用を思った場合には、個人的な予想では、現時点では、相当の経済的コストが生じることが予想され、特に、中小企業においては、この対策のために、３によって対応することは、現実的ではありませんので、説明はしません。

次に、２については、文章の通りですが、そのデータに、速やかに、タイムスタンプ、というものを押した上で、データ保存しなさい、と言っています。

ここで、タイムスタンプとは、私も使ったことがないので、具体的にどのようなものか、分かっていませんが、【問３５】では、以下のように、定義づけられています。

タイムスタンプ・・・

タイムビジネスの信頼性向上を目的として、一般財団法人日本データ通信協会が定める基準を満たすものとして認定された時刻認証業務によって付与され、その有効性が証明されるもの

語弊を恐れずに説明すれば、簡単に言えば、有効な時刻認証の証明を担保する電子的なスタンプ、でしょうか。

つまり、保存対象になる電子取引情報の電子データに、速やかに、時刻認証証明を付しなさい、ということだと思います。

重複しますが、私も使ったことがないので、どのようにするのか全く想像できませんが、検索し、想像する限り、タイムスタンプを付すためのソフト、または、サービスを利用して、対象データに対して、処理を行うものと思われます。

タイムスタンプによる対策も、手続的には、簡単そうですが、問題になるのは、その導入と運用の経済的コストです。

タイムスタンプのためのソフト等は、現時点では、それほど多く存在していないようですが、そのソフト等を購入するだけで、安くても数万から十数万、中には、月額料金が発生し続ける業者もあるようです。

最後に、４についてですが、これも文章の通りですが、この保存に関する規定を策定し、運用し、備え付ける、というもので、その具体例については、【問２４】で、紹介されています。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

規定の例示については、各々、ご確認頂きたいですが、個人的には、こんな規定を準備するだけで、データの真実性の確保ができるのか、と疑問も持ちますが、国税庁が、このような形での整備、運用でもよしとすると、公に認めているので、この対策でも問題はないと考えれます。

そして、この４の規定による対策が、最も、経済的コストが低いことから、中小企業においては、この対策が最も多く採用、利用される可能性が高いのではないかと、個人的には、予想します。

以上からすると、データの真実性の確保の対策として、経済的コストの観点から、中小企業において採用し得るものは、

・タイムスタンプを押す方法

か

・事務処理規定の整備等による方法

のいずれかだと個人的には思います。

なお、電子取引情報の電子データの保存義務は、そのデータの受信者側だけではなく、実は、送信者にもあります。

つまり、例えば、売上の請求書について、紙で送ることなく、メールに電子データを添付して、相手先に送るような場合には、送信側である事業者も、その電子データを、送信者側として、電子的に保存することが必要になります。

その場合、受信者側の相手側からは、電子取引情報の電子データを送られる場合には、送信者側で、タイムスタンプを押してから送信してください、という依頼を受ける可能性も考えれます。

したがって、売上の請求書に関して、電子取引情報として電子データにより送信される方で、上記のような依頼を受信者から受ける場合には、送信者が、送信する電子データに、タイムスタンプを押さなければならないので、そのために、タイムスタンプのソフト等を準備される方におかれては、受信者側としても、タイムスタンプを押す方法を採用することも合理的かもしれません。

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2021-08-31

電子的保存における、検索機能は、具体的にどのような要件があるのか？

各論保存方法検索機能

電子取引情報の電子的保存の概要については、こちらで解説した通りです。

denshityobohozon.hatenablog.com

この概要で解説した中で、検索機能を確保ことが、実務上、重要と申し上げましたが、今回は、その検索機能の要件について、より具体的に解説します。

この点については、電子取引関係の一問一答の【問３１】から【問３４】において、解説されています。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

まず、【問３１】において、検索機能の要件を、以下のように、具体的に記載しています。

１　取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること。

２　日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。

３　二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

これら３要件を満たす必要があります。

まず、１については、取引日付、取引金額、取引先名、の3つ条件で、検索できることが必要とされており、難しい点はありません。

次に、２については、取引日付と取引金額については、範囲指定をして検索できることが必要とされていますが、範囲指定して検索とは、検索条件を一つではなく、ある範囲を持たせて検索することを意味します。

例えば、取引日付であれば、特定の一日だけではなく、何日から何日までの期間の取引を条件指定して検索できることを意味します。

また、取引金額については、特定の金額だけではなく、何円から何円までの範囲の取引を条件指定して検索できることを意味します。

次に、３については、１の３条件のうち、２つ以上の条件を組み合わせて検索できることが必要とされています。

例えば、取引先はAで、1月中の全取引のうち（取引日付を範囲指定しているという意味です。）、1万円以上（取引金額を範囲していしているという意味です。）のもの検索する、とした場合は、任意に、３つの条件を組み合わせて条件検索していることになります。

パソコンに疎い方には、ピンとこないかもしれませんが、一定のプログラムを利用すれば、このようなことは、パソコンにおいて実行できます。

ただし、これは、個人的意見ですが、このような検索機能を具備したプログラムを自社開発するには、相当の費用を要しますし、このような検索機能を具備したプログラムをクラウドサービスとして提供している会社も既に存在しているようですが、私が現時点で検索し、把握している限り、その利用料は、非常に高額であり、中小企業において、電子取引情報の電子的記録のために、プログラムを自社開発、または、そのためのクラウドサービスを利用することは、非現実的だと思います。（ただし、今後、より安価で利用が容易なサービスが提供開始される可能性はあると思いますが、現時点では、私は把握できておりません。）

しかし、その点については、国税庁も配慮しており、表計算ソフトを利用した運用方法を具体的に紹介し、そのような運用方法を容認しており、その点については、【問３３】に記載しています。

具体的には、

１　一覧表の作成により検索機能を満たそうとする例

２　ファイル名の入力により検索機能を満たそうとする例

が紹介されています。

しかし、後述する特定要件を充たす事業者以外は、先述の検索機能を確保することが必要とされますので、１の方法を利用することが必要と、読むことができます。

【問３３】で、具体的に紹介されている表は以下の通りです。

f:id:kanehira_info:20210831075040p:plain

これはどういうことかというと、まず、表計算ソフトで、検索機能の要件にあった、３条件を必ず入力して、このような表を作ることになります。

次に、各取引に、連番、が付されていますが、対応する電子取引情報の電子データに、この連番をタイトルとして付して保存することになります。

こうすることで、検索機能の要件を満たした検索が可能になります。

まず、一般的に、表計算ソフトでは、検索機能の要件通りに検索することができます。

そして、検索された取引のうち、実際に電子取引情報の電子データの現物を確認したい場合には、電子データが保存されているフォルダにおいて、検索機能で、その取引の連番を入力すれば、その連番がタイトルで付されている電子データが検索され抽出され確認できることになるからです。

最後に、一方で、【問３４】では、検索機能の確保が不要となる事業者の条件が、以下の通り記載しています。

１　個人事業者については、電子取引が行われた日の属する年の前々年の１月１日から12月31日までの期間の売上高、法人については、電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度の売上高が1,000万円を超えるかどうかで判断します。

２　なお、売上高が1,000万円を超えるかどうかの判断基準については、消費税法第９条の小規模事業者に係る納税義務の免除の課税期間に係る基準期間における課税売上高の判断基準の例によりますが、例えば、判定期間に係る基準期間がない新規開業者、新設法人の初年（度）、翌年（度）の課税期間などについては、検索機能の確保の要件が不要となります。

簡単に説明すれば、

１　消費税の免税事業者になれる条件に該当する場合

２　個人事業の新規開業者の初年度、初年度の翌年度

３　法人の新設法人は、初年度、初年度の翌年度

は、３要件の検索機能の確保は求めないということです。

ただし、これは、検索機能の３要件のすべては必要としない、といっているわけで、

一方、電子取引情報の電子データの電子的記録そのものを不要といっているわけではんなく、また、全くの検索機能を必要としないというものではない、と読めます。

つまり、上記の条件に該当する【問３３】に記載されている例のうち、ファイル名の入力により検索機能を満たそうとする例、により、一定の検索機能を確保して保存することが必要だと思います。

ファイル名の入力により検索機能を満たそうとする例は、具体的には、【問３３】において、このように記載されています。

2022 年（令和４年）11 月 30 日付の株式会社霞商事からの 20,000 円の請求書データの場合
⇒ 「20221130_㈱霞商事_20,000」

※ 取引年月日その他の日付は和暦でも西暦でも構いませんが、混在は抽出機能の妨げと
なることから、どちらかに統一して入力していただく必要があります。

これは、どういうことかというと、上記のような場合には、保存する電子データに、上記のようなタイトルを付して保存することを求めている、と読めると思います。

このようにタイトルを付して電子データを保存することで、最低限必要な検索が可能となります。（これだけでは、検索条件の範囲指定や、２以上の組み合わせによる検索が困難であるためです。）

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2021-08-31

電子取引の取引情報は、どのように保存すればいいのか？（概要）

総論保存方法

電子取引の取引情報とは、どのようなものかについては、こちらで解説をした通りです。

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そして、電子取引の取引情報は、電子的記録によって保存しなければならないわけですが、どのように保存すればいいのかについては、電子取引関係の一問一答の【問１１】から【問３９】において、解説されています。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

その中でも、個人的に、実務的に重要なことが書かれていると考える問は、いくつかありますが、今回は、保存方法の要件の概要に関する、【問１１】について、解説します。

【問１１】では、以下のように書かれています。

１　電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。）(規２②一イ、⑥七、４①)

２　見読可能装置の備付け等(規２②二、４①)

３　検索機能の確保(規⑥六、４①)

４　次のいずれかの措置を行う（規４①）
一タイムスタンプが付された後の授受
二速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す
※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。
三データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
四訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

まず、１については、中小企業において、この保存のためのシステムを独自に開発されることは、費用対効果の観点から、非現実的なので、あまり関係ないと思います。

次に、２については、見読可能、と難しい表現が使われていますが、簡単に言えば、パソコン上で見ることができ、また、必要に応じて、きれいに印刷できる状態を確保しなさい、ということだと思います。

パソコンを利用して保存し、プリンターを準備しておけば、見読可能なので、問題ない、ということだと思います。

重要なのは、３と４です。

まず、３の、検索機能とは、簡単に言えば、必要な情報について、速やかに確認できるように、必要に応じて検索できる状態で、保存することを求めています。

また、４については、記載されている４つの方法のうち、いずれかについて、実施したうえで、保存することを求めていますが、これは、簡単に言えば、保存される電子取引情報が、真実であることを確保するため、不正な改ざん等によって真実ではない架空の電子取引情報を保存し、利用させないため、の対策だと考えられます。

実務上は、この３と４について、順守することが重要になりますが、より実務的で具体的なことについては、別の問で詳しく解説されていますが、その点については、改めて、個別に、解説したいと思います。

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2021-08-30

電子帳簿保存法（2022年施行）の適用対象となる、電子取引とは、どのような取引なのか？

電子取引総論

どのような取引が、電子帳簿保存法（2022年施行）の適用対象になるのかについては、

電子取引関係の一問一答の【問２】から【問８】において、解説されています。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

特に、【問２】においては、このように解説されています。

「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます（法２五）。

なお、この取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。
具体的には、いわゆるＥＤＩ取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含みます。）、インターネット上にサイト設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等をいいます。

また、【問４】においては、具体的に、以下の取引が、電子取引に該当すると回答しています。

⑴ 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領
⑵ インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ
（ＰＤＦファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリー
ンショットを利用
⑶ 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
⑷ クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマー
トフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
⑸ 特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
⑹ ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
⑺ 請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領

つまり、語弊を恐れず簡単に言えば、インターネットを通じてのみ、取引情報を提供される取引が、電子取引に該当する、と考えられます。

一方、従来通り、紙によって取引情報が提供される場合は、この法律上の電子取引には該当せず、紙によって提供された取引情報を、従来通り、紙によって保存することになります。

そして、【問１】では、その電子取引に該当する場合には、その取引情報を、電子的記録に保存しなさい、とされています。

これが、2022年より施行される電子帳簿保存法における、最も重要な部分だと、私は考えています。

このような電子取引は、現在も数多くされていると思いますが、2021年までは、その取引記録を、紙に印刷して保存することが容認されていましたが、2022年以降は、その容認が認められなくなり、電子的記録に保存しなければならなくなったということです。

ここからは、私見ですが、これまでの通り、電子取引の範囲は、かなり広いと理解することが重要だと思います。

その理由は、適用対象になる電子取引の電子的記録の保存に、漏れが生じないようにするためです。

厳密には、この法律の適用でない取引についても、電子的記録に保存していても、それは、過大な対応であり、国税庁が否定するものではないのではないでしょうか。

一方、その逆に、本来、この法律の適用対象となる電子取引であるものについて、そうではないと勘違いしていたために、電気的記録に保存していない場合には、その程度によっては、法律違反と認定され対応されることが考えれます。

特に、資源の限られる中小企業において、どれが、電子取引に該当するのかの判定に、時間を費やしている余裕はないと思います。

そうであれば、電子取引の範囲は広いと考えておき、保存対象を広く認識しておくことの方が、リスクを低減できると思います。

最後に、適用対象になり得る電子取引に関して、具体的に想定してみました。

・メールに添付されてくる請求書等

・アマゾンや楽天等その他を含む、オンラインショップのサイトから発行される領収書等

・インターネットファックスに送られる請求書等

・クラウドサーバーやクラウドサービス等を利用している場合で、そのサービスから電子的に発行する請求書等

・電子マネーで決済した電車料金の領収書

・クレジットカード払いをしているETC高速料金の領収書

・PDF等、電子データで提供される光熱費（電気、ガス、その他）、通信費（固定電話、携帯電話、インターネット料金、ドメイン料金、その他）の領収書等

・メルカリ等の電子取引を利用した場合の受信メールや領収書等、（恐縮ですが、メルカリ等を利用したことがないので、どのようなデータが届くのか、理解していませんので、完全に個人的予測です。）

・アプリを利用した取引で、受信メールや領収書等がない場合には、取引情報がわかるスクリーンショット

この他にも考えられると思いますが、これだけでも、相当多いです。

何が対象になるのか、その範囲を具体的に洗い出すことと、対象に関しては、追加されることも考えれますので、定期的に、見直すことが重要だと思います。

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2021-08-30

電子帳簿保存法（2022年施行）への対応が、なぜ重要なのか？

総論

2022年に施行される電子保存法への対応は、個人事業を含む、中小企業において、非常に重要です。

その理由は、単純ですが、対応していない場合には、最悪の場合、青色申告が取り消される可能性があるからです。

個人でも、法人でも、青色申告であることは、様々なメリットが、税制上設けられており、青色申告であることの価値は大きいです。

しかし、青色申告が取り消されれば、青色申告ではありませんので、それらのメリットを受けられなくなります。

この点については、電子取引関係の一問一答の【問４２】において、解説されています。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

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